電子郵件作為我們日常溝通的重要工具之一，其優缺點也是一目了然：鍵盤書寫，編輯方便;無紙化辦公，綠色節能;群發便捷、信息量大;異地接收，方便閱讀……但是，如果收(發)件人責任心缺失，也會給我們的工作帶來諸多的困擾，以下情況你是否碰到過?

　　時效性差——當郵件石沉大海，苦等無音訊，尤其收件人還是公司領導時，敢怒而不敢言……這種情況比較常見，為了提高工作效率，作為收件人，都應該及時的予以反饋，如果郵件回復內容還不確定，也及時告知發件者，為何延遲，何時可以反饋，表明你已經看到了郵件，讓發件者不用一直苦苦等待。

　　回復簡單——我們經常會收到這樣的郵件回復：“同意!”其信息量太少，或者回復模棱兩可，讓下屬或其他部門不知所然，還需要胡亂揣測其意圖，對于具體事項也不知妥善處理。高效的郵件，應該是針對問題點，清晰地給出明確的回復意見，方便相關部門或同事對于問題的解決。

　　內容雜亂冗長——大家的日常工作都很忙，有時會收到篇幅超長，內容模糊，雜亂無章的電子郵件，讓收件者煩惱不已，沒有看下去的欲望。因此，郵件書寫盡量做到條理清晰，用詞準確，精煉簡潔，直指事實，提高彼此的工作效率。

　　群發及保密性——工作中的往來郵件常常涉及到很多部門及個人，發送時，需要抄送或密送的，就要一個不漏。回復時，不能盲目的一鍵式“全部回復”，如果給不相關的人也發送了，輕者會讓他人摸不著頭腦，增加“垃圾郵件”的數量;重者如果涉及到重要商業報價、薪酬信息、個人隱私等，信息泄露的后果是非常嚴重的。

　　細節及禮儀——一封完整的郵件，應該有明確的稱呼及落款，郵箱本身可以自動設置。另外，作為企業溝通，郵件模板應做到格式統一，主題明確，日期、簽名等信息需要準確無誤，無需使用花里胡哨的“個性”信紙，應該讓你的郵件盡顯專業和規范。

　　綜上所述，正確規范的使用電子郵件非常重要，讓e-mail成為我們高效辦公的助手之一!(鐘娟娟)